Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нужно ли вести журнал путевых листов в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обязательность ведения журнала путевых листов обусловлена необходимостью контроля за перемещением грузов, обеспечением безопасности дорожного движения и соблюдением требований законодательства в сфере транспорта. Журнал путевых листов содержит информацию о маршруте, расписании, грузе, водителе и состоянии транспортного средства.
Журнал с 1 марта 2023 года
Из порядка заполнения путевых листов c 1 марта 2023 года исключили указание на обязанность ведения журнала их регистрации. Однако компании и ИП смогут вести журнал добровольно, если это необходимо. В 2023 году журнал учета путевых листов можно вести, как и прежде:
- в бумажном виде;
- в электронном виде.
Однако важно понимать – с 1 марта 2023 года вы ведете этот журнал «для себя». Проверяющие не вправе его запрашивать для проверки, поскольку с 1 марта 2023 года обязанность по ведению журнала исключена. Поэтому сами решайте как будете (или не будете) работать с журналом путевых листов.
Напомним, что в типовом журнале отражается следующая информация:
- Номер путевого листа;
- Дата выдачи;
- ФИО и табельный номер водителя;
- Госномер авто;
- Подписи водителя, диспетчера и бухгалтера.
В “своей” форме вы вправе исключить ненужные поля или добавить необходимые реквизиты.
Электронный путевой лист
Применение электронных путевых листов факультативно.
Формат такого документа разрабатывается ФНС России, свой использовать нельзя.
Пп. 27 ч. 1 ст. 2 Устава относит электронный путевой лист к категории электронных перевозочных документов наряду с электронной транспортной накладной, электронным заказ-нарядом, электронной сопроводительной ведомостью, электронным договором фрахтования, электронным заказом и электронной заявкой.
Это означает, что при оформлении и обмене электронными путевыми листами нужно руководствоваться одноименной ст. 18.1 Устава.
Электронный путевой лист:
-
подписывается участниками информационного взаимодействия УКЭП или усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), сертификат ключа проверки которой создан и используется на портале Госуслуг. Файлы обмена электронного путевого листа предполагают подписи:
- лица, заполняющего сведения об организации или ИП, о сроке действия путевого листа, о транспортном средстве, о водителе (водителях), о виде перевозки и виде сообщения;
- медработника, проводившего предрейсовый (предсменный, послерейсовый, послесменный) медосмотр водителя (если он проводится);
- лица, ответственного за проведение предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если проводится);
- лица (лиц), уполномоченного(ых) на заполнение сведений о показаниях одометра (например, водителя, диспетчера, ИП).
Все подписанты файлов обмена должны обладать хотя бы одним из указанных видов подписей и применять их;
-
обмен электронными путевыми листами между участниками информационного взаимодействия осуществляется посредством использования информационных систем электронных перевозочных документов (ЭПД), т. е., только через уполномоченных операторов ЭДО и никаким иным способом;
-
электронный путевой лист подлежит направлению в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), где, согласно Постановлению Правительства от 03.03.2022 г. № 281, сведения из такого путевого листа становятся доступны МВД России, Минтрансу России, Минцифры России, ФНС России, Ространснадзору.
В случае использования электронного путевого листа при приеме груза для перевозки перевозчик или водитель транспортного средства должен предъявить для сверки грузоотправителю путевой лист в форме электронного документа, либо его копии на бумажном носителе (п. 1 ст. 10 Устава, п. 15 Порядка оформления или формирования путевого листа, утв. Приказом Минтранса № 390).
Вносить исправления в электронный путевой лист нужно в общем порядке, предусмотренном для электронных документов. Допускается исправление путем составления нового (исправленного) документа; новый (исправленный) документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного путевого листа, дату исправления, а также электронные подписи лиц, составивших первоначальный документ (п. 21 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухучете»).
Хранить электронные путевые листы необходимо в форме электронных документов, распечатка не обязательна и не может заменить оригинал (п. 23, 24 ФСБУ 27/2021). Срок хранения в общем случае составляет 5 лет, а если путевой лист является единственным документом, подтверждающим вредные и опасные условия труда водителя, срок его хранения увеличивается до 50 лет (п. 553 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Электронные путевые листы как альтернатива
Во-первых, электронные путевые листы обладают высокой степенью надежности и безопасности. Вся информация в таких системах хранится в защищенных базах данных и доступна только авторизованным пользователям. Это позволяет избежать возможности подделки или утери документа, а также обеспечивает сохранность информации на долгосрочные периоды.
Кроме того, электронные путевые листы значительно упрощают и ускоряют процесс учета и анализа данных. Вся информация о поездках и расходах автоматически фиксируется в системе и может быть быстро обработана. Это позволяет избежать ошибок и оптимизировать работу отдела учета. Также электронные путевые листы позволяют формировать различные отчеты и аналитику по затратам, что помогает руководству принимать взвешенные решения и контролировать бюджеты.
Таким образом, электронные путевые листы являются эффективным и удобным инструментом для ведения учета и контроля поездок. Они обладают высокой степенью надежности и безопасности, а также способны существенно ускорить и упростить процесс учета и анализа данных. Поэтому использование таких систем может стать хорошей альтернативой традиционному ведению журналов путевых листов.
Изменятся правила заполнения путевых листов
Помимо этого, с 1 марта поменяются и правила заполнения путевых листов, а также состав их реквизитов. В частности:
- наименование и номер путевого листа исчезнут из списка обязательных реквизитов, то есть указывать их с 1 марта необязательно;
- вместо сведений о собственнике транспортного средства нужно будет указывать информацию о лице, оформившем путевку;
- в графе «сведения о водителе» с 1 марта в обязательном порядке придется указывать реквизиты водительского удостоверения – серию, номер и дату выдачи;
- в путевом листе нужно будет прописывать способ проведения медицинского осмотра водителя – дистанционный или с личным присутствием врача.
Действующий перечень реквизитов в 2023 году
Несмотря на то, что бланк путевого листа никак не упорядочиваются законом, обязательный перечень реквизитов описан в приказе Минстранса №368 от 11.09.2020. На сегодняшний день реквизиты должны быть такие:
- наименование формы, номер по порядку;
- период действия;
- сведения о владельце ТС;
- информация о транспортном средстве;
- данные водителя;
- информация о перевозке (вид сообщения, тип перевозки).
Если в путевом листе указаны ложные сведения или информация предоставлена не полностью, водитель должен оплатить штраф: от 500 до 100 000 рублей для должностных, юрлиц и ИП.
Российское законодательство о путевых листах
Особенности оформления, обязательные реквизиты для путевого листа фиксируют такие документы: Приказ Минтранса № 368 от 11.09.2020 года и Приказ Минтранса № 390 от 28.09.2022 года.
Посмотреть информацию, дублирующую сведения в данных законодательных актах можно в обновленном варианте «Устава автотранспорта», Федеральный закон № 259-ФЗ от 08.11.2007 года.
С начала 2023 года в силу вступили изменения, коснувшиеся следующих особенностей:
- путевой лист автомобиля в 2024 году может оформляться без названия и номера;
- путевой лист грузового транспорта предъявлять можно в бумажном или электронном варианте в момент движения по маршруту, при приемке или получении груза;
- электронный путевой лист в 2024 году получил новые правила формирования в рамках требований ФНС, ответственности медработников и ответственного технического персонала;
- новый регламент требует не данные о владельце транспортного средства, а о том, кто оформляет бланк путевого листа;
- не требуется фиксировать данные об отчетных листах в журнале;
- урегулированы сведения, которые требуются предоставлять о типе перевозке и варианте перемещения.
Типовые образцы путевых листов
Ниже даны примеры заполнения и разнообразные образцы путевых листов, которые можно скачать, а затем использовать в рамках своей деятельности.
|
Форма 4-С: путевой лист грузового автомобиля. |
– |
скачать |
|
Форма 3: путевой лист легковой машины. |
– |
скачать |
|
Бланк путевого листа для такси. |
– |
скачать |
|
Форма 6: путевой лист для автобуса. |
– |
скачать |
|
Форма 3 спец.: путевой лист для спецтранспорта. |
– |
скачать |
|
Образец путевого листа ИП для легкового автомобиля 2024 |
– |
скачать |
|
Образец путевого листа юридического лица для грузовика |
– |
скачать |
|
Пример путевого листа для грузового авто ИП |
– |
скачать |
Журнал учета путевых листов: обязательные разделы и сведения
Один из обязательных разделов журнала учета путевых листов — это сведения о водителе. В этом разделе указываются ФИО водителя, его контактные данные, данные о водительском удостоверении и нормативно-правовых актах, определяющих требования и правила для водителей. Эта информация необходима для проверки квалификации и подтверждения того, что водитель имеет право управлять транспортным средством.
- Еще одним важным разделом является информация о поездке. Здесь указывается дата начала и окончания поездки, протяженность пути, стартовая и конечная точки и другие сведения, относящиеся к конкретному маршруту.
- Также в журнале должен присутствовать раздел с данными о транспортном средстве. Здесь вводятся сведения о марке, модели, государственном регистрационном номере и других идентификационных параметрах автомобиля. Эта информация необходима для идентификации транспортного средства и его соответствия установленным нормам и требованиям.
Таким образом, журнал учета путевых листов содержит обязательные разделы, с помощью которых можно отслеживать и контролировать передвижение транспорта в организации. Благодаря этим разделам и предоставляемой информации, можно эффективно управлять автопарком и обеспечить безопасность и надлежащую работу водителей.
Отметки о медосмотре в путевом листе
Много споров относительно того, может ли отсутствие в путевом листе отметки о предрейсовом медосмотре послужить законным основанием для снятия расходов. Здесь сразу отметим, что нужно отталкиваться от того, в каких случаях законодательство обязывает проходить лиц, управляющих автомобилем, такие медосмотры.
Исходя из совокупности положений п. 1 ст. 20 и п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» следует, что требования о проведении обязательных медосмотров распространяются на водителей транспортных средств. В первую очередь это непосредственно сотрудники, принятые на работу на должности «водитель». Во вторую очередь это все те, чья работа связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле. Как показывает практика, суды приравнивают к водителям тех сотрудников, чья работа была связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле, например, торговых представителей (постановление Верховного суда от 19.12.2016 № 18-АД16-173). Полагаем, данный вывод можно распространить на курьеров и экспедиторов, которые доставляют товары на служебном транспорте.
Бывают еще и послерейсовые медосмотры, отметки о проведении которых тоже указаны в составе обязательных реквизитов путевого листа. Такие медосмотры нужно проводить только в том случае, если работа водителя связана с перевозками пассажиров или опасных грузов (п. 3 ст. 23 Закона № 196-ФЗ). Соответственно, в случае, если автомобиль используется для управленческих нужд или для перевозки грузов, не относящихся к опасным, послерейсовые медосмотры водителей проводить нет необходимости.
Отсутствие отметки о медосмотре (если она обязательна) при налоговой проверке может повлечь за собой снятие расходов на ГСМ и, как следствие, доначисление налога. Таких примеров в судебной практике немало.
Также расходы могут снять, если отметку о медосмотре проставляло лицо, которое не может в силу законодательства проводить медосмотры. Отметим, что медосмотры водителей вправе проводить только медработники или медучреждения, имеющие соответствующую лицензию.
Риски по НДФЛ и страховым взносам
Недочеты в путевых листах влекут за собой риски не только в части налога на прибыль, но и в части НДФЛ со страховыми взносами.
Дело в том, что, по мнению чиновников, использование сотрудником организации служебного автомобиля без путевых листов и иных подтверждающих документов означает возникновение у такого физического лица экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить. А значит, такая выгода образует по ст. 211 НК РФ натуральный доход, который подлежит обложению НДФЛ (письмо Минфина России от 11.06.2014 № 03-04-05/28243).
Наиболее вероятно, что о возникновении дохода контролеры будут говорить и в том случае, когда путевые листы имеются, но с дефектами, которые лишают возможности отнести расходы на ГСМ в состав «принимаемых» расходов.
Подобные же риски возникают и в части страховых взносов, так как вознаграждения, полученные в натуральной форме, также являются объектом обложения страховыми взносами (п. 1 ст. 420, п. 7 ст. 421 НК РФ).
Штраф за неправильный путевой лист
Во время аудита в транспортной компании могут выявить п/л с неправильным оформлением. Когда ошибки касаются расхода топлива или указания маршрута, документ могут признать недействительным. Налог на прибыль увеличится в разы.
При отсутствии записи медика, автомеханика-контролера штрафные санкции возлагаются не только на организацию, но и должностных лиц за ст. 12.31.1. КоАП.
| Вид административного правонарушения | Штраф на Граждан | Штраф на Должн. лица | Штраф на Юрлицо (ИП) |
| Не соответствие требуемой квалификации ответственных сотрудников (часть 1) | — | 20 тыс. р. | 100 тыс. р. |
| Отсутствие отметки о прохождении предрейсового медосмотра (часть 2) | 3 тыс. р. | 5 тыс. р. | 30 тыс. р. |
| Отсутствие отметки контролера о предрейс. техосмотре ТС (часть 3) | 3 тыс. р. | 5 тыс. р. | 30 тыс. р. |
Правила оформления и ведения путевых листов
Путевые листы необходимы организациям для контроля за движением автотранспорта, расчета заработной платы водителям, фиксирования расхода ГСМ, начисления амортизации на автомобиль, учета общих затрат на транспорт. Кроме того, если водителя на служебном транспорте остановит для проверки документов инспектор ГИБДД, этот документ подтверждает:
Непосредственно перед выездом в путевом листе надо указать показания счетчика (только целые числа) и время их снятия. Далее следует вписать данные о том, какое горючее выдано, в каком количестве (если выдача топлива предусмотрена). Все данные подтверждаются подписью самого работника.
Заполнением этой формы в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях — уполномоченный на выпуск автомобилей в рейс работник. Такие обязанности устанавливают приказом руководителя организации, поскольку тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки. Иногда оформлением бумаг занимаются сами водители. Но по общему правилу водители обязаны заполнять только свою часть документа — записывать данные о пробеге автомобиля в соответствии с показателями приборов в машине.
В частности, как при выезде ТС из гаража, так и после его возвращения в гараж записи проверяют на соответствие показателей приборов в автомобиле, таким как датчик топлива, одометр и т. д. Техническое состояние ТС обязан завизировать уполномоченный сотрудник, например механик организации. Данные о предрейсовом медицинском осмотре обязательно заполняет медработник с указанием даты. Запись должна сообщать о том, что водитель «прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей». При необходимости ставится отметка о медосмотре после рейса.
Не всем организациям подходят унифицированные бланки, кроме того, они не для всех обязательны. Поэтому юрлицо (или ИП) вправе разработать собственный вариант, в котором учесть все обязательные реквизиты и необходимые показатели. Применение собственного измененного бланка указывают в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008. Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяют и правила, регламентированные статьей 9 федерального закона №402-ФЗ от 06.12.2011 о бухгалтерском учете.
Что должно быть в путевом листе: формы и реквизиты
Согласно приказу № 390, путевой лист должен содержать следующие сведения:
- срок действия документа;
- данные ИП или компании, которые оформили путевой лист;
- информация о транспортном средстве;
- данные водителя;
- вид перевозки;
- вид сообщения.
В 2023 году эта информация обязательна для всех видов путевых листов, будь то электронный путевой лист грузового автомобиля или электронный путевой лист легкового автомобиля (например, для такси). По желанию собственник автомобиля может включать в ЭПЛ иные дополнительные сведения. Заполнять лист нужно следующим образом:
| Дата формирования ЭПЛ | Ставится текущая дата выпуска машины в рейс |
| Признак начала рейса | Может быть выезд с парковки или приём транспортного средства |
| Вид перевозки | Коммерческая перевозка; Перевозка для собственных нужд; Передвижение и работа специальных транспортных средств |
| При коммерческой перевозке выставляется тип | Регулярная перевозка пассажиров и багажа; Перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования; Перевозка пассажиров и багажа по заказу; Перевозка пассажиров и багажа легковым такси; Организованная перевозка групп детей автобусами |
| При перевозке грузов | Место отправления и адреса пунктов погрузки и выгрузки |
| Вид транспортного сообщения | Городское; Пригородное; Междугородное |
| Грузоотправители | Не обязательное (опционально) |
| Оформитель | Юридическое лицо или ИП |
| Статус | Собственник транспортного средства или арендодатель |
| Медосмотр | Организация оформителя, либо сторонняя организация |
| Технический контроль транспорт | Организация оформителя, либо сторонняя организация |
| Внесение показаний одометра | Организация оформителя, либо сторонняя организация |
| Транспортное средство | Тип, марка, модель, регистрационный номер автомобиля, инвентарный номер (опционально), данные по прицепу (опционально) |
| Водитель(ли) | Фамилия, Имя, Отчество (если есть), серия и номер ВУ, дата выдачи ВУ |
| Послерейсовый медосмотр | Обязателен при пассажирской перевозке, в остальных случаях опционально |
| Формирование путевого листа | Один день либо период |
| Дата использования | Один день либо начало и окончание использования |
Штраф за неправильное заполнение путевого листа
Неправильное заполнение путевого листа стало одной из причин штрафов, выписываемых ГИБДД. По статистике, в 2024 году число нарушений, связанных с заполнением путевых листов, значительно увеличилось по сравнению с предыдущим периодом. Из-за таких нарушений водители рисуются к штрафам, которые могут быть до 5% от стоимости каждого перевозимого товара.
Ошибки в заполнении путевых листов могут быть разными. Это может быть неправильное указание данных о маршруте, несоответствие времени начала и окончания рабочей смены, неверное указание цели поездки и другие ошибки. Также существуют виды нарушений, связанных с неправильным оформлением путевых листов, такие как поддельный либо просроченный путевой лист.
Кто не оформляет путевые листы или заполняет их неправильно, подлежит административной ответственности. Согласно статье 13.11 КоАП РФ, данный нарушитель обязан получить штраф, размер которого может быть до 5 000 рублей.
Штрафы за неправильное заполнение путевого листа выдают ГИБДД на основании проверки, которая может быть проведена в любое время. В случае обнаружения нарушений в заполнении путевых листов, ГИБДД может выписать штраф и привлечь нарушителя к административной ответственности.
Важно отметить, что несоблюдение правил заполнения путевого листа может привести к судебной ответственности. В таком случае нарушитель будет обязан оплатить штраф, но размер наказания может быть уже гораздо выше.
Для избежания штрафов и проблем, связанных с неправильным заполнением путевого листа, водители должны тщательно ознакомиться с правилами заполнения и оформления. В случае сомнений или вопросов, можно обратиться за консультацией к специалистам в данной области. Правильное заполнение путевого листа — это главное условие, позволяющее избежать нарушений и получить возможность сотрудничества со службами контроля.