Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебная записка на списание материальных ценностей отдела». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работник (обычно отвечающий за ТМЦ), обнаруживший порчу, непригодность (недостачу), составляет служебную записку на имя руководителя организации. В Инструкции по делопроизводству ЦИК из Постановления ЦИК № 321/1831-6 есть определение данного термина. Служебной (докладной) запиской именуется внутренний документ, который пишет нижестоящее должностное лицо вышестоящему, излагая конкретный вопрос с конкретными выводами и предложениями.
Как составить служебную записку на списание материалов
Как самостоятельный документ в ОКУД служебная не значится. Типовой формы для нее нет. Поэтому служебную записку на списание материалов (иных ТМЦ) составляют самостоятельно, произвольно, но придерживаясь правил из ГОСТ Р 7.0.97-2016. Записка должна иметь вид, структуру, реквизиты стандартного документа, включать:
- название, дату и место составления;
- данные составителя и адресата (Ф. И. О., должность);
- просьбу о списании конкретного объекта с указанием основания (т. е. с обоснованием);
- название, инвентарный номер (если есть), количество, балансовую (итоговую) стоимость списываемого ТМЦ;
- обстоятельства, при которых выявлена порча, утрата (иное);
- если выявлено виновное лицо, то указывают его данные;
- приложение с приобщаемыми документами;
- подпись составителя с расшифровкой.
В теории составить подобную служебную записку может совершенно любой сотрудник, однако обращение с товарно-материальными ценностями – это обязанности завхоза. Как правило, ненужное имущество выявляется при проведении инвентаризации. Можно обнаружить, что устройство вышло из строя и не подлежит ремонту, в связи с чем его придётся списать, или некий инструмент был поврежден без возможности восстановления.
Отдельно хотелось бы выделить причину списания, ведь иногда приходится избавляться от вполне себе выполняющих свою задачу ценностей. К таковым часто относят морально устаревшие оборудование, инструмент, технику. Так, в наше время мало кто пользуется ламповыми мониторами, ведь они уже являются пережитком прошлого: много весят, портят зрение, имеют низкую диагональ. В служебной записке ответственный сотрудник должен использовать словосочетание «моральное устаревание».
Как написать служебныю записку на списание нехватки сырья от производителя
Заявка на приобретение остальных продуктов. Заявка на приобретение био реагентов и расходных материалов в том числе для стоматологии. Заявка на приобретение моющих средств и хозяйственных материалов. Заявка на приобретение офисной и вычислительной техники, средств телекоммуникации. Учебно — научные подразделения.
Как составить служебную записку о списании материальных ценностей? к примеру, есть нехватка материально-технических средств для Ниже в статье мы рассмотрим, как написать служебную записку на покупку . Читайте обзор характеристик и производителей мембранной обуви.
Пример может потребоваться для составления такой справки при отсутствии опыта в ее написании. Уборка урожая колосовых зерновых культур в г.
Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями коммуникация на горизонтальном уровне , когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами.
Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела. Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет о докладной записке но по сути почти то же самое.
Это связано со вступлением в силу приказа, внесшего поправки в бланк НДС-отчетности.
Если компания для экономии на налогах, вместо того, чтобы набрать штат работников, заключила с несколькими ИП договоры на оказание услуг, налоговики все равно могут признать работу таких ИП трудовой деятельностью и привлечь хитрого работодателя к ответственности за уклонение от обязанностей налогового агента по НДФЛ.
Записка является одним из наиболее распространенных и востребованных способов взаимодействия между сотрудниками предприятия и его руководством.
Образец служебной записки мы приведем ниже и расскажем, как правильно написать служебную записку.
Составляется служебная записка с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного работника, решение которых зависит от другого структурного подразделения организации либо сотрудника.
Служебная записка носит информационно-справочный характер.
Используется служебная записка в качестве дополнительного инструмента деловой переписки внутри организации, в целях освещения каких-либо вопросов, касающихся конкретного работника, либо производственной деятельности определенного отдела. Ознакомиться информацией как должна проходить стажировка на рабочем месте по ТК РФ можно здесь. Служебная записка является внутренним инструментом любой организации.
При этом стоит принимать во внимание, что максимальный срок не может превышать 3 лет, с момента выдачи документа.
Данная статья отвечает на вопрос как написать служебную записку. Во второй части последует пример оформления служебной записки.
Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями коммуникация на горизонтальном уровне , когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами.
Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела. Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет о докладной записке но по сути почти то же самое.
Как правило, служебная записка — это внутренний документ. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только в учебнике.
Обычно любые обращения в иные организации оформляются на бланке письма.
Списание материальных ценностей: понятие и причины
Любая вещь имеет свой эксплуатационный срок и рано или поздно окончательно приходит в негодность. Типичным примером такого процесса внутри предприятия является спецодежда, заказываемая для определённой категории рабочих и активно эксплуатируемая.
Кроме этого, компания может столкнуться с приведением в негодность или моральным устареванием мелкой техники, используемой в работе (калькуляторов, например).
Прежде чем рассматривать нюансы списания той или иной ценности, необходимо определиться с категориямиРазличают:
- Основные средства (ОС) – это жизненно важный элемент деятельности любого предприятия, ведь под эту категорию попадает то имущество, без которого затрудняется или вовсе может прекратиться работа организации. Они имеют ряд подвидов, среди которых – здания и сооружения, оборудование, спецтехника и т.д. Срок использования ОС – более одного года.
- Товарно-материальные ценности. Сюда относятся те активы, которые также будут использоваться предприятием в процессе осуществления своей деятельности. Существуют в форме сырья или запасов. Именно эта категория имеет активную динамику оборачиваемости и подлежит регулярному списанию.
- Малоценное имущество– под эту категорию попадает то имущество, срок службы которого составляет менее одного года и является быстроизнашивающимся. Кроме этого, важным критерием для отнесения к этому виду является и её стоимость. К малоценному имуществу относится, как правило, спецодежда, предметы хозяйственной деятельности, узкопрофильные рабочие инструменты и так далее.
Сама процедура списания включает несколько этапов:
- Определение состояния имущества.
- Составление мотивированной служебной записки о необходимости списания.
- Получение разрешения руководства организации на проведение инвентаризации.
- Непосредственно, проведение инвентаризации и составление акта непригодности имущества.
- Утилизация пришедшего в негодность имущества.
- Списание по бухгалтерскому учёту.
При необходимости списания малоценного актива перед материально-ответственным лицом возникает задача исключить такое имущество из своей зоны ответственности. Конечно же, такой процесс должен проходить с составлением бумаги — служебной записки о списании материальных ценностей.
Как правило, списание материальных ценностей (ТМЦ) осуществляется по инициативе материально-ответственного работника, который обязан следить за своевременностью операций с ними и сам должен быть заинтересован в их корректном учёте.
Также списание может быть результатом проведённой инвентаризации или проверки.
Часто при решении рабочих задач возникает необходимость донести важную информацию до руководителя. Иногда обстоятельства требуют письменного объяснения ситуации, предупреждения об ошибках.
В этом случае необходимо не только правильно изложить факты, но и правильно составить документ. Его составление часто бывает затруднительным, особенно при отсутствии опыта. Но это несложно сделать, если у вас есть примеры перед глазами. Поэтому мы подготовили образцы, после ознакомления с которыми вы сможете правильно оформить документ.
Бонусная служебная записка является основанием для размещения заказа с целью поощрения сотрудника. Его составляет непосредственный руководитель сотрудника от имени директора организации. В документе указываются заслуги работника, просьба о поощрении, данные работника и передающего. После рассмотрения и принятия положительного решения менеджер оформляет бонусный заказ.
Как было сказано выше, на каждом предприятии действуют свои правила составления сервисных записей, связанных с системой аннулирования материальных ценностей и ценностей. Согласно общим требованиям эта карта должна содержать:
- такие детали, как дата, номер и имя, раскрывающие предмет документа;
- имя получателя. Обычно его роль исполняет администратор или заместитель директора, который отвечает за обеспечение компании материальными ценностями;
- запрос на удаление обозначенных элементов;
- информация об удаленных предметах, которые были израсходованы или стали непригодными для использования;
- причины отмены. На этом этапе необходимо четко указать, какая документация подтверждает действия, демонстрирующие необходимость отмены.
Документ также должен содержать информацию о лице, несущем финансовую ответственность, сроке потребления, список приложений, сведения об авторе документа, отметки, подтверждающие одобрение.
Проводки в зависимости от оснований
Важно понимать, что списание — это набор операций, который должен происходить документально. Кредитуется счет 10. Дебетуется тот, на котором могли храниться эти комплектующие. Основные их типы мы привели в таблице.
|
Дт |
Кт |
Пояснение |
|
20 |
10 |
Если списывается в ОП |
|
23 |
Если это будет отправка на нужды вспомогательного производства |
|
|
94 |
Применяется при хищении, окончании срока службы или устаревании |
|
|
99 |
Списывают все, что было испорчено и утеряно в результате стихийного бедствия или ЧС |
Детально эти пункты расписаны в специальных программах. Там отражаются возможные корреспондирующие счета и описаны случаи, когда этим можно пользоваться.
Как подписать и утвердить служебную записку
Подписать и утвердить служебную записку – это важный этап в процессе ее оформления, поскольку это гарантирует официальность документа и его соответствие установленным правилам и процедурам.
Ниже приведены основные шаги, которые следует выполнить для правильной подписи и утверждения служебной записки.
- Прочтите служебную записку и убедитесь, что все необходимые сведения и данные указаны правильно.
- Удостоверьтесь, что все сотрудники, участвующие в составлении или утверждении записки, имеют полномочия для этого. Если необходимы дополнительные подписи или согласования от других лиц или отделов, обратитесь к ним заранее.
- Укажите место и дату подписания записки. Это может быть указано прямо в тексте документа или в специальном поле или заголовке.
- Подпишите записку собственноручно. Это может быть ваша обычная подпись, указанная под вашим именем или должностью.
- Если необходимо, передайте служебную записку другим участникам процесса для подписания. Установите сроки для подписания и соблюдайте их. Если участники находятся в разных отделах или филиалах, учтите возможные задержки при передаче документа.
- Утвердите записку, если у вас есть полномочия для этого. Это может быть сделано путем постановления подписи «Утверждаю» или «Согласовано». Если есть несколько утверждающих лиц, укажите их имена и должности.
- Передайте записку в архив или другой отдел, который отвечает за хранение документов.
Основные принципы служебной записки
1. Четкость и ясность изложения. При составлении служебной записки необходимо стремиться к максимальной понятности и ясности изложения информации. Весь текст должен быть структурирован и логически связан, чтобы читателю было легко понять суть проблемы и принятых решений.
2. Краткость и лаконичность. Важным принципом служебной записки является ее краткость и лаконичность. Не следует использовать лишние слова и фразы, которые не несут смысловой нагрузки. Целью составления служебной записки является передача информации максимально быстро и эффективно, поэтому необходимо избегать длинных и запутанных предложений.
3. Формальность и грамотность. Служебная записка является официальным документом, поэтому необходимо соблюдать требования формальности и грамотности при ее составлении. В тексте служебной записки не должно быть грубых и неприличных выражений, а также орфографических и пунктуационных ошибок.
4. Логика и последовательность. Составляя служебную записку, необходимо придерживаться логической структуры и последовательности изложения информации. Вначале следует ознакомить читателя с контекстом проблемы или ситуации, затем перейти к основным фактам и аргументам, а в конце привести выводы и рекомендации.
Порядок составления служебной записки
Служебная записка – это официальный документ, который составляется для осуществления учета и контроля при списании материальных ценностей. Правильное составление служебной записки является важным этапом в процедуре списания.
Перед началом составления служебной записки необходимо определить основные данные, которые должны быть указаны в документе. Это включает в себя наименование организации, дату составления, номер документа, а также информацию о материальных ценностях, подлежащих списанию.
В самой служебной записке следует указать причину списания материальных ценностей, а также описать их характеристики: наименование, количество, единицу измерения и стоимость. Также следует указать, кто является ответственным лицом за составление служебной записки и подписать документ.
После составления служебной записки необходимо передать ее на проверку руководителю или уполномоченному лицу. При положительном решении о списании, служебная записка передается на дальнейшую обработку и учет в соответствующих отделах организации.
Как правильно оформить СЗ?
Служебная записка как самостоятельный вид документа отсутствует в общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД). Но она часто используется в деловой практике. Оформлять ее желательно в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” .
Документ, о котором мы ведем речь в этой статье, составляется работником, ответственным за ТМЦ, на имя начальника подразделения.
В нем должна содержаться просьба о списании.Также указывается основание для этого и прилагается полный перечень материальных ценностей. СЗ состоит из следующих граф:
- наименование ТМЦ,
- количество,
- балансовая стоимость,
- инвентарный номер.
После составления документ подается на подпись руководителю. После его рассмотрения, в случае принятия решения о необходимости проверки, директор издает и подписывает приказ о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22. В нем утверждается состав комиссии, сроки проведения инвентаризации и указывается имущество, которое подлежит следует проверить. На основании приказа начинается процедура инвентаризации. После ее проведения составляется акт, на основании которого испорченное имущество списывается.
Порядок составления служебной записки
Служебная записка – это официальный документ, который составляется для осуществления учета и контроля при списании материальных ценностей. Правильное составление служебной записки является важным этапом в процедуре списания.
Перед началом составления служебной записки необходимо определить основные данные, которые должны быть указаны в документе. Это включает в себя наименование организации, дату составления, номер документа, а также информацию о материальных ценностях, подлежащих списанию.
В самой служебной записке следует указать причину списания материальных ценностей, а также описать их характеристики: наименование, количество, единицу измерения и стоимость. Также следует указать, кто является ответственным лицом за составление служебной записки и подписать документ.
После составления служебной записки необходимо передать ее на проверку руководителю или уполномоченному лицу. При положительном решении о списании, служебная записка передается на дальнейшую обработку и учет в соответствующих отделах организации.
Служебная записка на списание краски образец
Ее отличительные признаки:
- записка является внутренним документом компании (не относится к первичным бухгалтерским или налоговым документам);
- она не имеет законодательно утвержденной формы, отсутствуют обязательные для всех требования к ее реквизитам и оформлению;
- ее составляет материально ответственное лицо или сотрудник фирмы, за которым закреплено имущество, в произвольной форме на имя руководителя фирмы, подразделения компании или в адрес иного ответственного лица.
В крупных компаниях (с большой номенклатурой материальных ценностей, сложной организационной и управленческой структурой) форма служебной записки и порядок ее оформления обычно регламентированы внутренним локальным актом (положением, приказом, распоряжением).
Любая вещь имеет свой эксплуатационный срок и рано или поздно окончательно приходит в негодность. Типичным примером такого процесса внутри предприятия является спецодежда, заказываемая для определённой категории рабочих и активно эксплуатируемая.
Кроме этого, компания может столкнуться с приведением в негодность или моральным устареванием мелкой техники, используемой в работе (калькуляторов, например).
Прежде чем рассматривать нюансы списания той или иной ценности, необходимо определиться с категориямиРазличают:
- Основные средства (ОС) – это жизненно важный элемент деятельности любого предприятия, ведь под эту категорию попадает то имущество, без которого затрудняется или вовсе может прекратиться работа организации. Они имеют ряд подвидов, среди которых – здания и сооружения, оборудование, спецтехника и т.д. Срок использования ОС – более одного года.
- Товарно-материальные ценности. Сюда относятся те активы, которые также будут использоваться предприятием в процессе осуществления своей деятельности. Существуют в форме сырья или запасов. Именно эта категория имеет активную динамику оборачиваемости и подлежит регулярному списанию.
- Малоценное имущество – под эту категорию попадает то имущество, срок службы которого составляет менее одного года и является быстроизнашивающимся. Кроме этого, важным критерием для отнесения к этому виду является и её стоимость. К малоценному имуществу относится, как правило, спецодежда, предметы хозяйственной деятельности, узкопрофильные рабочие инструменты и так далее.
Сама процедура списания включает несколько этапов:
- Определение состояния имущества.
- Составление мотивированной служебной записки о необходимости списания.
- Получение разрешения руководства организации на проведение инвентаризации.
- Непосредственно, проведение инвентаризации и составление акта непригодности имущества.
- Утилизация пришедшего в негодность имущества.
- Списание по бухгалтерскому учёту.
При необходимости списания малоценного актива перед материально-ответственным лицом возникает задача исключить такое имущество из своей зоны ответственности. Конечно же, такой процесс должен проходить с составлением бумаги — служебной записки о списании материальных ценностей.
Как грамотно составить акт на списание строительных и прочих материалов
Куда можно списывать материалы Перед тем, как отразить списанные материальные ценности, они должны уже находится на балансе предприятия на счете 10 и различных субсчетах исходя из первичных приходных документов. Основанием будет акт списания. И тогда проводка может выглядеть так: Счет Дт Счет Кт Описание проводки Документ-основание 94 10 Проводки на списание балансовой стоимости по акту списания Акт списания материалов 91.2 10 Проводка по выбытию материалов Накладная М-15 Счет фактура 91.2 68.2 Исчисление НДС в бюджет от стоимости материалов Накладная Счет фактура Книга продаж О том, как оформить данную проводку в программе 1С, смотрите на следующем видео: Что нужно сделать до оформления бланка На складе материальных ценностей необходимо провести ревизию, то есть провести подсчет испорченных и качественных единиц.
Списание материалов пришедших в негодность
Скачать образец служебной записки на списание товара Какие материалы можно ликвидировать и как это правильно написать? Спецодежда Подобная бумага несколько отличается от других служебных записок. Дело в том, что у спецодежды существует определённый срок службы, установленный предприятием производителем. Для того чтобы произвести списание спецодежы пришедшей в негодность раньше срока, в служебной записке придётся указать довольно серьёзные основания. В качестве основания в обязательном порядке следует ссылаться на акт списания спецодежды.
Однако при составлении стоит помнить, что на сегодняшний день любое начальство очень внимательно относиться к документам такого рода. Дело в том, что злоумышленники посредством подобных бумаг могут реализовать множество коррупционных схем.
Другими словами списать нормальную спецодежду, после чего продать её налево.
Обзор видов служебной записки и руководство как составлять
Стоимость материалов, испорченных в пределах норм естественной убыли, можно списать в уменьшение налогооблагаемого дохода (подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ). Сверхнормативные потери Налоговый кодекс РФ прямо позволяет списывать лишь в том случае, если они возникли в результате чрезвычайных обстоятельств. Подпункт 6 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ позволяет относить на внереализационные расходы стоимость материалов, испорченных в результате стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных происшествий. Подтверждающими документами в данном случае будут такие. Во-первых, документ, составленный по результатам инвентаризации, из которого видно, сколько материалов оказалось испорчено. В частности, для этого подойдет ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (унифицированная форма № ИНВ-26).
Копию постановления о приостановлении уголовного дела компания получит по истечении двух месяцев, считая со дня, когда такое дело было возбуждено (месяца, если производилось дознание). К слову сказать, данный срок является минимальным. Однако в определенных случаях время следствия или дознания продлевается.
Это следует из статей 162 и 223 Уголовно-процессуального кодекса РФ. Значит, убытки от кражи могут быть списаны и в следующем отчетном или даже налоговом периоде.
А вот если виновное лицо установят и суд обяжет виновника возместить ущерб, сумму такого возмещения надо включить в состав внереализационных доходов (п. 3 ст. 250 НК РФ). Саму же сумму недостачи отнесите на внереализационные расходы (см., например, письмо Минфина России № 03-03-06/1/648). Расходы списывайте пропорционально сумме, возмещаемой виновником хищения. 1.3.24 Учет входного НДС по испорченным или похищенным материалам.