Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Куда нужна копия трудовой книжки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Все документы, касающиеся профессиональной деятельности, работодатель обязан предоставить бесплатно. Если же вы уволились и вам понадобилась заверенная копия ТК, то делать её придётся у нотариуса за деньги.
Зачем нужна заверенная копия трудовой книжки
Существует множество различных положений, в которых гражданину, ведущему трудовую деятельность, может потребоваться подтвердить данный факт.
Согласно действующим правилам, данные документы хранятся в кадровом отделе компании, где осуществляется трудовая деятельность. Получить этот документ можно только в день увольнения.
Это означает, что при появлении нужды передачи трудовой книги третьим лицам, составляется копия рассматриваемого документа.
Для того чтобы получить ксерокопию книги, работнику необходимо составить соответствующую заявку. В небольших частных компаниях, можно обратиться к руководителю лично. Срок составления данного документа составляет три рабочих дня, с момента получения заявки.
Важно обратить внимание на то, что выданная копия должна соответствовать определенным стандартам. Срок действия рассматриваемого документа составляет тридцать календарных дней.
Однако, если в течение этого времени в оригинальную книгу были внесены дополнения, полученная копия теряет свою юридическую силу.
На территории крупных компаний, оформлением документов работников занимаются представители кадрового отдела. Сотрудники этой структуры заполняют трудовые книжки работников и подготавливают их копии.
В небольших компаниях данную функцию выполняет главный бухгалтер или директор.
Согласно действующему законодательству, ксерокопия трудовой книги, заверенная руководителем, имеет ту же законную силу, что и оригинальный документ.
Заверенная копия трудовой может использоваться для предоставления государственным учреждениям и третьим лицам.
Где взять копию электронной трудовой книжки
Наиболее полные сведения о трудовом пути, содержащиеся в электронной ТК, гражданин получит в СФР. Заказанная справка (выписка) оформляется по форме СТД-СФР (Приложение № 2 к Приказу Минтруда России от 10.11.2022 № 713н). Документ формируется на основе информации обо всех местах работы владельца электронной ТК. То есть в выписке фиксируется, где, кем и как долго он трудился.
Заказать копию электронной трудовой книжки в ПФР вправе как работающий, так и неработающий гражданин (если он ранее был наемным сотрудником). Для ее получения следует предпринять одно из следующих действий:
- обратиться напрямую в отделение Социального фонда;
- отправить запрос онлайн через портал Госуслуг, если пользователь прошел регистрацию на портале;
- запросить выписку через операторов многофункционального центра.
Где взять копию электронной трудовой книжки
Наиболее полные сведения о трудовом пути, содержащиеся в электронной ТК, гражданин получит в СФР. Заказанная справка (выписка) оформляется по форме СТД-СФР (Приложение № 2 к Приказу Минтруда России от 10.11.2022 № 713н). Документ формируется на основе информации обо всех местах работы владельца электронной ТК. То есть в выписке фиксируется, где, кем и как долго он трудился.
Заказать копию электронной трудовой книжки в ПФР вправе как работающий, так и неработающий гражданин (если он ранее был наемным сотрудником). Для ее получения следует предпринять одно из следующих действий:
- обратиться напрямую в отделение Социального фонда;
- отправить запрос онлайн через портал Госуслуг, если пользователь прошел регистрацию на портале;
- запросить выписку через операторов многофункционального центра.
Новые правила получения копии
Как заверить копию трудовой книжки, знает далеко не каждый сотрудник. Проще обстоят дела, если процедуру проводит нотариус, а вот отдел кадров может допустить ошибку. В первую очередь надо лично обратиться к специалисту и озвучить необходимость получения бумаги. Иногда заявление оформляется письменно, так как в компании работает большое количество человек и требуется указать причину. В ней обязательно пишется число листов в документе и их номера. Выдается готовый результат по истечению 3-х дней. Основные нюансы оформления:
- Копия делается в настоящем размере, без масштабирования или других изменений первоначального формата.
- Не стоит делать цветные сканы, так как картинка всегда меняет размер, что может стать причиной сомнений в предоставленных сведениях.
- На бумаге указываются реквизиты компании, печать, инициалы и подпись уполномоченного лица.
- Если сотрудник не уволен, делается запись «Работает в компании на момент оформления записи», дополнительно указывается должность.
- Число на момент подписания и номер в книге учета.
Если сотрудник работает по настоящее время, как правильно заверить трудовую книжку надо знать в первую очередь ему самому. Так как по обновленным нормативам на бумаге делается отметка о месте нахождения оригинала, а об этом знают далеко не все специалисты. Ее отсутствие делает выданный документ недействительным.
Заверять копии имеет право далеко не каждый сотрудник. Если в организации нет отдельного кадрового подразделения, то подписи ставит главный бухгалтер или руководитель предприятия, в остальных случаях управляющий отдела.
Куда нужна копия трудовой книжки?
Мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда нам нужно подтвердить свою занятость в различных организациях. Например, в банках обычно не выдают даже небольшие кредиты, если человек не может предоставить документ, подтверждающий его занятость. Копия трудовой также может понадобиться для устройства на дополнительную работу, поскольку предоставить второму работодателю оригинал невозможно.
Копия обязательно должна быть качественной. Если на какой-либо ее странице будет плохо видно какое-то слово, печать или подпись, то лучше переделать заново.
Каждая страница должна быть помечена надписью «копия верна». Рядом ставится подпись, подтверждающая достоверность информации. Это не обязательно должна быть подпись руководителя предприятия. Вместо него может расписаться, например, начальник отдела кадров. Рядом с автографом должна быть написана расшифровка должности и фамилии.
Страницы копии желательно пронумеровать. Круглая печать предприятия подтверждает достоверность предоставляемой информации. Ее лучше всего поставить рядом с подписью (или прямо на ней).
Для получения копии трудовой книжки необходимо подать соответствующее письменное заявление в отдел кадров. Следует указать причину, по которой она вам понадобилась, но работодатель не имеет права отказать вам в предоставлении копии, даже если отсутствует уважительная причина, по которой был получен соответствующий запрос.
Где можно заверить документ
Если человек работает, для ее получения ему нужно обратиться с заявлением в отдел кадров предприятия, на котором он трудится. Также выдать ксерокопию может бухгалтер организации, если на него возложена функция ведения кадрового документооборота, а отдел кадров отсутствует. В течение трех дней после получения заявления бумаги должны быть выданы сотруднику на руки. Отказать в этом ему не имеют права.
В случае если гражданин является безработным, оформить копию ТК ему может нотариус. Для этого нужно обратиться в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Нотариус копирует необходимые страницы, а затем проставляет на них печати и свои подписи. Также на каждой странице им вносится соответствующая запись.
Интерес Федеральных служб
Но чиновники разных ведомств тоже стали её использовать для своих оценок по своим критериям. Недавно расформированная Федеральная миграционная служба почему- то требовала копию книжки для оформления заграничного паспорта. Службу ликвидировали, копия трудовой перестала быть необходимой, а загранпаспорта выдаются всем желающим.
Следующее ведомство, которое запрашивает копию ТК, – Пенсионный фонд. Вроде логично. Книжка, деятельность на ниве созидания, стаж, начисление пенсии.
«Но» заключается в том, что чиновники этого фонда имеют доступ к оригиналу трудовой книжки, который им предоставляет гражданин пред пенсионного возраста. Но просят и копию. Ещё одно место, где, бывает, и заинтересуются записями о труде, это Федеральная налоговая служба.
При подаче заявлений на социальные отчисления запрашивают копию трудовой книжки. Не отстают в своём желании поинтересоваться трудовой деятельностью гражданина России и сотрудники консульских отделов Посольств некоторых стран, например, Японии. В пакете документов на сдачу для получения визы в их страну значится и ксерокопия трудовой.
Обязательно заверенной.
Вообще, копии трудовой книжки хорошо иметь в достаточном количестве и раздавать, куда требуется. А в личных целях она нужна на случай утраты оригинала. Не обязательно книжка может быть утеряна самим владельцем.
Порча и пропажа не исключена и в месте её хранения, то есть в канцелярии предприятия, на котором работает гражданин. Но эти книжки подлежат восстановлению. И при наличии копии процесс значительно ускорится.
Прием на работу обязательно должен осуществляться в соответствии с требованиями закона. Он может быть оформлен в качестве трудового договора или иного соглашения между сторонами. В процессе приема на работу применяются различные формальности и процедуры, среди которых:
- Заявление на работу, которое должно содержать сведения о кандидате, его личные данные и опыт работы;
- Собеседование, на котором работодатель оценивает соответствие кандидата требованиям вакансии и его профессиональные навыки;
- Проверка документов, подтверждающих образование, квалификацию и личность кандидата;
- Предоставление книги приема-выдачи документов, где фиксируются все повестки и документы, выданные работнику;
- Оформление пропуска на территорию организации и, при необходимости, других документов, связанных с работой.
Как написать заявление на выдачу копии трудового регистра — образец, правила и рекомендации
Унифицированной формы для составления такого заявления в нормативных актах не существует. Поэтому заявление может быть написано от руки или напечатано с помощью ПК. Но при этом остаются правила кадрового делопроизводства, которые предъявляют к такому документу стандартные правила:
- «Шапка» заявления оформляется сверху и справа, левая часть остаётся для отметок о приёме и резолюции руководства. Документ должен содержать информацию:
- На чьё имя адресована бумага — если брать по порядку, то сначала пишется должность (как правило, адресат — ген. директор), название компании, Ф. И. О. руководителя. Причём стоит обратить внимание, что по правилам деловой переписки сначала идут инициалы, а потом фамилия адресата.
- Далее следует мини-блок от кого исходит заявление. Рекомендуется указать подразделение, должность и Ф. И. О. заявителя (здесь последовательность в инициалах стандартная).
Куда нужна копия трудовой книжки?
Чаще всего требуют предоставить заверенную копию трудовой именно банки. Это им нужно для следующих целей:
- Удостовериться, что клиент имеет основной источник дохода и является платежеспособным.
- Если заемщик систематически не будет вносить платежи по кредиту, банк имеет право потребовать возврат долга через суд, и в случае удовлетворения иска необходимую сумму будут снимать с зарплаты по месту официальной работы.
- Для подтверждения достоверности предоставленных в анкете данных. При оформлении кредита клиенты обычно составляют анкету, в которой указывают место работы, но подтвердить данную информацию можно только посредством предоставления копии трудовой или справки 2-НДФЛ, которую тоже зачастую требуют.
- Для того, чтобы убедиться в постоянстве своих клиентов: как правило, граждане, часто меняющие места работы, не вызывают доверия у кредитной комиссии.
- Чтобы ознакомиться с причинами увольнения: если потенциальный заемщик когда-либо был уволен с предыдущего места работы за кражу, пьянство или другое грубое нарушение, шансы на одобрение уменьшаются. Если банк не требует копию или оригинал трудовой, то предоставлять их не надо, т.к. наличие негативной причины увольнения может послужить поводом для отказа в кредитовании, ведь законодательство оставляет право решения об одобрении/не одобрении кредита за кредитной организацией.
Не стоит сомневаться в том, нужна ли трудовая книжка для оформления кредита: предоставление ее копии в банк при подаче заявки на заем в разы увеличивает вероятность одобрительного решения, ведь любой кредитной организации в первую очередь важно убедиться в платежеспособности своих клиентов.
Вторая по популярности организация, где нужна копия трудовой книжки – это УФМС. В нее обращаются те, кто хотят получить или поменять загранпаспорт. Что для этого нужно сделать:
- Отксерокопировать каждую страницу трудовой.
- Переписать информацию обо всех местах работы за последние 10 лет, затем заверить документ в отделе кадров.
Несмотря на то, что Приказом МВД №320 от 07.04.13г. обязательное предоставление копии трудовой для замены или получения загранпаспорта было отменено, некоторые подразделения ФМС продолжают придерживаться правил старых нормативных актов, но это считается незаконным. Чтобы избежать лишних проблем, лучше все же выполнить требования ФМС и предоставить все необходимые документы.
Копия трудовой может понадобиться не только для получения загранпаспорта, но и для визы, и здесь нужно учитывать несколько немаловажных моментов:
- Потребность в предоставлении ксерокопии зависит от того, в какую страну гражданин планирует поехать.
- Полный перечень необходимых документов регламентируется законодательными актами государства, в которое запланирована поездка.
Пенсионный фонд – это третья и самая важная организация, в которую в большинстве случаев требуется копия трудовой книжки. Она нужна для официального подтверждения страхового стажа несмотря на то, что сейчас его можно рассчитать в ПФР по количеству произведенных страховых выплат. Ранее существовало понятие «непрерывный трудовой стаж», но сейчас оно отменено, поэтому рассчитать размер пенсии не составит и труда даже в том случае, если между увольнениями и последующими трудоустройствами были большие промежутки времени.
П. 6 Постановления Правительства РФ от 24.07.2002 №555 установлено, что трудовая книжка является основным документом, подтверждающим периоды работы. Если по каким-либо причинам при оформлении пенсии владелец не может ее предоставить, то вместо нее можно использовать трудовые договоры с работодателями, выписки из приказов, справки, зарплатные ведомости и иные подтверждающие материалы.
В большинстве случаев граждане занимаются вопросами начисления пенсии еще до увольнения с работы по возрасту – соответственно, трудовая книжка находится в отделе кадров. Нередко сотрудники Пенсионных фондов при обращении просят предоставить оригинал трудовой, но нужно учитывать, что такое требование является незаконным: достаточно заверенной копии. Обращаться к кадровикам за получением оригинала трудовой также не стоит до момента увольнения: они не имеют права ее отдавать даже под расписку, ведь в случае утери вся ответственность все равно будет возложена на них.
Для чего надо предъявлять оригинал трудовой книжки
Если заемщик является держателем зарплатной карты банка, в котором оформляется заем, то копия может не понадобиться: все зависит от условий кредитной организации.
- Для трудоустройства: владелец книжки может взять в отделе кадров копию, чтобы вместе с ней направиться на потенциальное новое место работы. Для руководителя это может послужить доказательством наличия требующегося опыта и отсутствия негативных причин увольнения: за пьянство, кражу и т.д.
- Для пенсионного фонда: через него происходит расчет страхового стажа и пенсии.
- Для получения загранпаспорта: одним из условий ФМС является предоставление копии трудовой.
- Для восстановления оригинала трудовой, если он утерян. Если утрата книжки произошла по вине кадровика или руководителя, то восстановлением должны заниматься они.
Для оформления каких документов нужен оригинал трудовой книжки
Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий факт трудоустройства гражданина. Она требуется не только для исчисления страхового стажа и последующего получения пенсии, но и для многих других операций, т.к. в ней содержится вся важная информация о деятельности:
- Периоды работы в различных организациях.
- Причины увольнения.
- Должности, на которых работал владелец документа.
Стоит отметить, что сама по себе копия трудовой действительна лишь в том случае, если она заверена руководителем или сотрудником отдела кадров. Если же на ней нет необходимых подписей и печатей, то организации, в которые она может потребоваться, ее не примут. Зачем нужна копия трудовой книжки:
- Для оформления кредита или ипотеки.
Если же сам владелец потерял данный документ, то все обязанности по решению проблемы возлагаются на него: ему придется посетить все организации, в которых он работал ранее, чтобы поставить отметки о предыдущих местах трудовой деятельности.
Перечень о том, для чего нужна заверенная копия трудовой книжки, достаточно обширен: при обращении в ту или иную организацию может потребоваться данный документ, и если он не будет предоставлен, то работники вправе отказать в услуге.
Важно! Если владелец трудовой книжки трудоустроен, то она должна храниться в отделе кадров, сотрудники которого не имеют права выдавать ее на руки до фактического увольнения: возможна только выдача заверенной копии.
Как заверить трудовую книжку в 2022 году
С 1 июля 2018 года заверение любых документов осуществляется по ГОСТу. В 2022 году появились новые правила заверения. Теперь порядок заверения напрямую зависит от того, для какой цели работнику требуется копия трудовой книжки. Итак, для заверения трудовой книжки в первую очередь нужно сделать копии всех страниц документа, где имеются записи. Листы должны быть хорошо пропечатаны и иметь хорошее качество. Все эти скопированные страницы нужно заверить. Делать это можно как вручную, так и с помощью штампов. Чтобы заверенный документ имел надлежащий вид необходимо прошить его страницы. Для этого нужно сложить листы пополам и прошить нитками по левому краю. Края ниток необходимо заклеить бумагой, на которой указать дату сшивания и поставить печать организации. По правилам печать должна немного затрагивать запись и немного лист документа.
Копия трудовой книжки заверенная работодателем: важность и преимущества
- Доказательство трудового стажа. Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, является подтверждением факта работы и трудового стажа. Это может быть полезно при устройстве на новую работу или для получения кредита.
- Получение социальных льгот. В некоторых случаях для получения социальных льгот, например, субсидий на оплату коммунальных услуг, необходимо предоставить копию трудовой книжки.
- Оформление пенсии. Для получения пенсии необходимо представить документы, подтверждающие трудовой стаж. Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, может быть одним из таких документов.
- Законодательные требования. Некоторые работодатели могут требовать, чтобы работник предоставил копию трудовой книжки, заверенную ими. Это может быть связано с необходимостью проверки информации о предыдущих местах работы.
Для получения копии трудовой книжки, заверенной работодателем, необходимо обратиться в кадровую службу или к начальнику отдела персонала предыдущего места работы. При этом следует учитывать, что требования и процедура предоставления такой копии могут различаться в зависимости от политики каждой организации.
Заключение: копия трудовой книжки, заверенная работодателем, имеет важную роль для работника, так как она подтверждает его трудовой стаж и может понадобиться в различных жизненных ситуациях. Поэтому рекомендуется иметь такую копию в своем распоряжении и регулярно ее обновлять.
Как получить заверенную копию трудовой книжки от работодателя
1. Обратитесь в свой отдел кадров
Первым шагом следует обратиться в свой отдел кадров предприятия, на котором вы работаете или работали ранее. Узнайте, какие документы и формулировки должны быть включены в заверенную копию трудовой книжки и какой процесс оформления копии установлен в организации.
2. Подготовьте необходимые документы
Для получения заверенной копии трудовой книжки от работодателя, вам могут потребоваться различные документы. Обычно это паспорт, копия трудовой книжки (если вы ее уже получили), заявление на получение копии, а также другие документы, которые могут быть запрошены отделом кадров для подтверждения вашей личности и трудовой деятельности.
3. Заполните заявление на получение копии
После того как вам предоставят бланк заявления на получение заверенной копии трудовой книжки, заполните его, указав необходимые данные о себе и причине получения копии.
4. Предоставьте документы отделу кадров
После заполнения заявления, предоставьте все необходимые документы отделу кадров. Убедитесь, что все копии корректно заверены и подписаны. Может потребоваться оплатить государственную пошлину или другие комиссионные платежи, если таковые предусмотрены законодательством.
5. Дождитесь получения заверенной копии
После предоставления всех необходимых документов и осуществления оплаты, необходимо дождаться получения заверенной копии трудовой книжки. Время ожидания может зависеть от внутренних процедур организации и загруженности отдела кадров.
Убедитесь, что заверенная копия трудовой книжки содержит все требуемые записи и правильность указанных в ней данных. В случае ошибок или недостаточной информации следует немедленно сообщить отделу кадров для внесения изменений.
Получение заверенной копии трудовой книжки может потребоваться для подтверждения трудового стажа, участия в конкурсах или при приеме на работу в новую организацию. Запрашивайте копию сразу после окончания работы на предыдущем месте работы, чтобы иметь все необходимые документы в наличии в случае потребности.
Похожие записи: