Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Срок хранения документов ИП на ЕНВД». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В силу ч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ первичные учетные документы подлежат хранению экономическим субъектом, к которому относятся и индивидуальные предприниматели (п. 4 ч. 1 ст. 2 Закона № 402-ФЗ), в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Общая информация о хранении документов
Электронные документы хранят на физических носителях и программах, с помощью которых их можно открыть и проверить электронные подписи.
Сроки хранения отсчитывают с 1 января года, следующего за годом, в котором по документам закончили делопроизводство. По реестрам, журналам, книгам учёта — с 1 января года, следующего за годом, в котором закончили их вести.
Например, приказы считаются законченными делопроизводством после выполнения распоряжений, которые в них прописаны: если в январе 2023 года объявили работнику выговор, первый год хранения приказа — с 1 января 2024 года.
Если для документа прописано два срока хранения: 75 или 50 лет, ориентируются на срок 50 лет для текущих документов и 75 — для документов до 2003 года.
Документы, которые нужно хранить постоянно, минимум через 10 лет необходимо передать в архив. Его организуют самостоятельно или обращаются в специализированные организации, например, в государственный или муниципальный архив региона.
После того, как сроки хранения истекли, документы уничтожают. Порвать и выбросить нельзя. Делают это по определённым правилам, о них расскажем ниже.
Ответственность за неправильное хранение
Пока срок хранения документов не истёк, их может запросить налоговая инспекция. Если вы уничтожите первичные документы, счета-фактуры, регистры бухгалтерского и налогового учёта раньше срока — показывать налоговой будет нечего. За это штрафуют.
Как рассчитывать сроки хранения отчетности в 2023 году
Сроки хранения документов рассчитываются по Инструкции, утверждённой приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 237.
По общим правилам началом срока хранения документов считают 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством. Речь идёт о годе, когда документы последний раз использовали для учёта или в ином делопроизводстве. Срок, исчисляемый годами, истекает в соответствующие месяц и число последнего года срока.
Документы, необходимые для списания безнадёжной дебиторской задолженности, хранятся пять лет после того периода, в котором долг контрагента признали безнадёжным. Например, договоры с контрагентами, письма, платёжки. Срок хранения продлевают, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново.
Срок «Постоянно» означает, что документы нужно хранить постоянно, но не менее 10 лет. Если организация ликвидирована раньше окончания 10-летнего срока, документы передают на хранение в сторонний архив.
Срок «До ликвидации организации» означает, что бумаги хранятся в организации до её ликвидации, независимо от того, через сколько она наступила: раньше или позже 10-летнего срока. Перед уничтожением они подлежат экспертизе ценности и возможному включению в государственный архив.
При сроке «До минования надобности» организация сама определяет срок хранения документов, но он не может быть меньше одного года.
Срок хранения «До замены новыми» означает, что документы хранятся до их отмены и замены новыми.
Отметка «ЭПК», проставленная к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что документы могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности.
ИП, которые находятся на ЕНВД, не обязаны вести бухгалтерский учет. При этом Налоговым кодексом предусмотрено ведение учета ИП, но в какой именно форме не указано. В частности, специальной книги учета доходов и расходов для плательщиков ЕНВД не предусмотрено. Для налоговых органов она также не представляет особого интереса, т.к. ни величина доходов, ни величина расходов на сумму налогов к уплате не влияет. Несмотря на то, что ИП не обязаны вести учет, они могут это делать для личных целей, чтобы отслеживать динамику поступления выручки.
ИП нп ЕНВД обязаны вести учет физических показателей, по которым производится расчет налоговой базы. Они варьируются в зависимости от вида деятельности. Например, для бытовых услуг в качестве физического показателя выступает количество работников. Таким предпринимателям необходимо вести учет количества работников и табель рабочего времени. Для розничной торговли налогооблагаемая база зависит от торговой площади. Поэтому ИП должен иметь договор аренды, в котором содержится информация о площади помещения или документы, которые подтверждают право собственности на него.
Согласно нововведению 2012 года, ИП обязаны соблюдать кассовую дисциплину. Это значит, что они должны выписывать приходные и расходные ордера по всем наличным операциям, а также вести учет товарных чеков. Но так как вся выручка ИП относится к его личным средствам, предпринимателям предоставлены некоторые послабления по сравнению с ООО. Так, они могут установить нулевой лимит остатка наличных и не сдавать превышающие его поступления в кассу, ИП могут не хранить всю наличность в кассе и не оприходовать поступающие деньги. При наличии кассового аппарата ИП должен вести книгу кассира-операциониста.
ИП на ЕНВД может уменьшить сумму вмененных налогов на уплаченные страховые взносы за себя или за работников. Поэтому ему необходимо сохранять квитанции об уплате данных зарплатных налогов или иметь возможность предоставить выписку со своего банковского счета.
Если ИП является работодателем, то он должен иметь полный спектр документации, связанной с привлечением наемных сотрудников. Перечень кадровой документации включает в себя правила трудового распорядка- должностные инструкции- штатное расписание- приказы о приеме на работу- учет трудовых книжек- положения об оплате труда и персональных данных- график отпусков и пр.
ИП, которые находятся на ЕНВД, не обязаны вести бухгалтерский учет. При этом Налоговым кодексом предусмотрено ведение учета ИП, но в какой именно форме не указано. В частности, специальной книги учета доходов и расходов для плательщиков ЕНВД не предусмотрено. Для налоговых органов она также не представляет особого интереса, т.к. ни величина доходов, ни величина расходов на сумму налогов к уплате не влияет. Несмотря на то, что ИП не обязаны вести учет, они могут это делать для личных целей, чтобы отслеживать динамику поступления выручки.
ИП нп ЕНВД обязаны вести учет физических показателей, по которым производится расчет налоговой базы. Они варьируются в зависимости от вида деятельности. Например, для бытовых услуг в качестве физического показателя выступает количество работников. Таким предпринимателям необходимо вести учет количества работников и табель рабочего времени. Для розничной торговли налогооблагаемая база зависит от торговой площади. Поэтому ИП должен иметь договор аренды, в котором содержится информация о площади помещения или документы, которые подтверждают право собственности на него.
Согласно нововведению 2012 года, ИП обязаны соблюдать кассовую дисциплину. Это значит, что они должны выписывать приходные и расходные ордера по всем наличным операциям, а также вести учет товарных чеков. Но так как вся выручка ИП относится к его личным средствам, предпринимателям предоставлены некоторые послабления по сравнению с ООО. Так, они могут установить нулевой лимит остатка наличных и не сдавать превышающие его поступления в кассу, ИП могут не хранить всю наличность в кассе и не оприходовать поступающие деньги. При наличии кассового аппарата ИП должен вести книгу кассира-операциониста.
ИП на ЕНВД может уменьшить сумму вмененных налогов на уплаченные страховые взносы за себя или за работников. Поэтому ему необходимо сохранять квитанции об уплате данных зарплатных налогов или иметь возможность предоставить выписку со своего банковского счета.
Если ИП является работодателем, то он должен иметь полный спектр документации, связанной с привлечением наемных сотрудников. Перечень кадровой документации включает в себя правила трудового распорядка- должностные инструкции- штатное расписание- приказы о приеме на работу- учет трудовых книжек- положения об оплате труда и персональных данных- график отпусков и пр.
Где хранить документы организации и ИП?
Если документов немного, то проще всего создать собственный архив — хранить их в сейфе (несгораемом шкафу) или выделить под архив отдельную комнату. Законом конкретных требований к оформлению архива не предусмотрено, главное – чтобы он выполнял свою функцию сбора и хранения документов.
Документы последних трех лет, а также те, что постоянно требуются в работе (чаще всего, регистрационные) составляют так называемый оперативный архив, поэтому на долгое хранение не закладываются. Документы, хранящиеся не более пяти лет, по истечению срока хранения, должны быть уничтожены путем сжигания или разрезания в шредере.
Остальные документы, со сроком хранения более пяти лет, надо закладывать на хранение. Для этого их подшивают в тома, с количеством не более 250 листов в одном томе. Каждый лист тома нумеруют, составляют внутреннюю опись и обложку. Документы можно передать и на ответственное хранение специализированным архивным организациям, но это имеет смысл при большом их количестве.
Ответственность за нарушение правил хранения документации
Наиболее распространенный случай, при котором нарушение правил хранения документации повлечет за собой штрафные санкции, — непредставление документа по запросу налоговиков.
Этот запрос ИФНС направляет при камеральной или выездной проверке налогоплательщика, при встречной проверке его контрагента, а также вообще без проверки (с. 93, 93.1 НК). Если налогоплательщик не представляет или несвоевременно представляет документацию, ему назначается штраф 200 руб. за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК).
Также отсутствие первичного учетного документа или счета-фактуры влечет за собой налоговую ответственность за грубое нарушение правил учета. Когда это нарушение не приводит к занижению налоговой базы — штраф 10-30 тыс. руб. (п. 1 и 2 ст. 120 НК). Когда это нарушение приводит к занижению налоговой базы — штраф 20% от размера неуплаченного налога, минимум 40 тыс. руб. (п. 3 ст. 120 НК).
Из-за несоблюдения сроков хранения документации компанию и ее сотрудников могут привлечь к административной ответственности. Ответственность за нарушение правил хранения, комплектования или использования архивных документов регламентированы ст. 13.20 КоАП. По ней предусмотрены предупреждение или штраф 3-5 тыс. руб. для должностных лиц и 5-10 тыс. руб. для юрлиц.
Что такое первичные документы?
Индивидуальный предприниматель осуществляет деятельность только в рамках системы налогообложения в виде ЕНВД. Получено требование налогового органа, проводящего налоговую проверку контрагентов индивидуального предпринимателя, представить документы, относящиеся к деятельности этих контрагентов: договоры, акты выполненных работ, счетафактуры и т.п. Обязан ли он предоставлять какие либо документы?
Как было указано выше, сроки хранения установлены Федеральным законом №402. Для большинства видов бухгалтерских документов он составляет 5 лет.
Документы, образовавшиеся в процессе деятельности ликвидированной организации, необходимо передать на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив для хранения в течение установленных для них сроков.
Но и из этого правила есть исключения. Документы, связанные с дисциплинарными взысканиями, могут быть уничтожены через 3 года. Это правило указано в Перечне №236. Аналогичный срок хранения предусмотрен и для графиков отпусков, а также согласия на обработку персональных данных. Но в последнем случае трехлетний период отсчитывается после истечения срока действия согласия или его отзыва.
Сроки по ключевым документам ИП: текущие нормы
Документов, поименованных в Перечне приказа № 236 — огромное количество. Наиболее востребованными индивидуальным предпринимателем могут быть:
- Налоговые декларации и расчеты.
Текущий срок их хранения в соответствии с новыми правилами Росархива — 5 лет. При этом декларации ИП до 2002 года включительно хранятся 75 лет (п. 310 Перечня).
Отдельный срок установлен для Расчетов по страховым взносам — 75 лет по отчетам до 2003 года, 50 лет – по Расчетам за периоды с 2003 г. и позднее (п. 308 Перечня). При этом карточки учета выплат и страхвзносов должны храниться 6 лет (при отсутствии лицевых счетов и ведомостей по зарплате – также 75/50 лет).
Пятилетний срок применяется для справок 2-НДФЛ, а при отсутствии лицевых счетов, зарплатных ведомостей их хранят 75/50 лет (п. 312 Перечня).
Документация по информационному обмену с ИФНС хранится 6 лет, если она касается реструктуризации долгов, и 5 лет – в остальных случаях.
- Книга учета доходов и расходов на «упрощенке» (КУДиР).
Срок хранения документов ИП на УСН, а именно — КУДиР, по новым правилам составляет 5 лет (п. 318 Перечня).
- Счета-фактуры (составляемые как плательщиками НДС, так и неплательщиками в предусмотренных законом случаях).
Срок их хранения— 5 лет (п. 317 Перечня).
- Кадровые документы (если у ИП есть работники):
- трудовые договоры, должностные инструкции, личные дела – 75/50 лет;
- сведения о трудовой деятельности – 75/50 лет;
- приказы о дисциплинарных взысканиях — 3 года; об отпусках, командировках – 5 лет; о приеме, увольнении, переводе, совмещении – 75/50 лет;
- графики отпусков – 3 года;
- заявления о выдаче справок, документов о работе от работодателя — 1 год;
- журналы инструктажа по охране труда (ОТ) — 45 лет, по проверке знаний по ОТ – 5 лет;
- списки лиц, работающих на «вредном» производстве – 75/50 лет;
- согласия на обработку персональных данных – 3 года.
Безусловно, это не исчерпывающий перечень документации, которая может применяться в бизнесе: предпринимателю нужно внимательно изучить новый норматив от Росархива и определить, какие документы, поименованные там, он использует на практике.
В соответствии с приказом № 237, все сроки, отраженные в приказе № 236, исчисляются с 1 января года, что идет за тем, в котором они были закончены делопроизводством (осуществлено их подписание, завершено их ведение). Это значит, что, например, КУДиР при УСН за 2020 год должна храниться в течение 2021-2025 годов.
Что касается сроков, закрепленных в НК РФ, то основной из них приведен в подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ — 4 года для любых документов, содержащих данные бухгалтерского или налогового учета. На них следует ориентироваться, определяя на любом налоговом режиме сроки хранения документов ИП — на ЕНВД, на «упрощенке», на ОСНО.
Вместе с тем, ИП необходимо хранить:
- не менее 6 лет — документы по страховым взносам (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ);
- не менее 4 лет — документы по обучению и оценке квалификации работников (подп. 2 п. 3 ст. 264 НК РФ);
- документы по убыткам — в течение всего срока, когда ИП на ЕСХН или УСН 15% использовал право на уменьшение налоговой базы на сумму ранее полученного убытка (п. 7 ст. 346.18, п. 5 ст. 346.6 НК РФ).
Таким образом, можно говорить о том, что в одних случаях сроки «привязаны» к определенной системе налогообложения, в других — являются общими для всех налоговых режимов. Есть также те, которые определены только для ИП-работодателей.
Если по одним и тем же документам в НК РФ и других нормативах установлены разные сроки хранения, то применяется тот источник, где сроки хранения продолжительнее.
Отметим, что установленный законом срок хранения бухгалтерских документов ИП должен соблюдать, если ведет бухучет по Закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Предприниматели не обязаны вести бухучет, но могут это делать. По общему правилу первичка и другие документы, учитываемые в соответствии с указанным законом, хранятся не менее 5 лет после отчетного года, если иными документами не предусмотрены более длительные сроки (п. 1, 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
Сколько лет необходимо хранить документы для ИП?
В соответствии с законодательством ИП обязаны хранить бухгалтерскую и налоговую документацию не менее 4 лет. Такое требование установлено Минфином России со дня окончания налогового периода, в течение которого были произведены доходы и уплачены налоги и взносы.
Однако, в зависимости от вида документов, срок хранения может быть увеличен. Например, договоры должны храниться не менее 3 лет после их исполнения или расторжения. Книги учета доходов и расходов, а также кадровые документы должны храниться не менее 5 лет.
Отсутствие компании не освобождает ее от обязанности хранить документы. Если ИП был ликвидирован, то документы должны храниться до окончания налогового периода, в котором было принято решение о ликвидации. Поэтому важно учитывать сроки хранения и продолжать сохранять документы в течение установленного законодательством периода.
Можно хранить документы как в бумажном, так и в электронном виде. Однако, если ведение бухгалтерского учета осуществляется в электронном виде, то ИП должен учитывать требования по защите информации, курсу, изменениям в налоговом законодательстве и другие важные моменты, связанные с сохранением электронной документации. Также необходимо иметь личный или информационный вход в сеть Интернет.
- Важно учитывать, что хранение документов – это не просто формальность, а законодательное требование;
- ИП должны хранить не только бухгалтерскую документацию, но и другую, к примеру, акты и первичный документы, связанные с налогообложением;
- Когда ИП возобновляет свою деятельность или начинает вести новую деятельность, ему необходимо обязательно сохранять документы, связанные с доходами и расходами. Также важно учитывать затраты на хранение таких документов.
Штрафы за отсутствующие документы у ИП
| Кто требует | Размер штрафа |
| ИФНС | От 300 руб. до 500 руб. согласно части 1 статьи 15.6 КоАП РФ, а также 200 руб. по статье 126 НК РФ за каждый документ |
| ФСС | От 300 руб. до 500 руб. (п. 3 и 4 ст. 15.33 КоАП РФ) |
| Трудинспекция | От 1 000 руб. до 5 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ) |
| Росалькогольрегулирование | От 20 000 руб. до 40 000 руб. (ст. 14.16 КоАП РФ) |
Какие документы необходимо хранить
- В случае, если предприниматель работает с НДС на общей системе, то хранение бухгалтерских документов, данные налогового учета, любая документация по полученным доходам и расходам, необходимым для исчисления налогов, а также документы, подтверждающие уже осуществленные налоговые выплаты, должны храниться не менее 4 лет.
- Бухгалтерская отчетность, первичные бухгалтерские документы должны храниться не менее 5 лет.
- Все первичные документы учета и регистрации ИП, книгу учета доходов и расходов (КУДиР), индивидуальный предприниматель должен хранить не менее 4 лет.
- Документы, подтверждающие выплаты страховых взносов в Пенсионный фонд (ПФР), Фонд социального страхования (ФСС) и Фонд обязательного медицинского страхования (ФОМС), должны храниться в течение 6 лет.
- Личные дела и карточки работников, в том числе временно нанятых, трудовые договоры с сотрудниками, документы об увольнении и принятии на работу должны храниться 75 лет.
- Трудовая инспекция может потребовать любые документы, на основании которых вы платите зарплату, премии, отпускные, пособия, считаете стаж.