Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сопроводительное письмо к договору аренды на подпись». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Оферта (договор оферты) — это предложение о заключении договора о сотрудничестве с указанием основных деталей сделки: наименования, количества, качества, цены товара, условий и срока поставки, оплаты, способа доставки.
Образец оформления сопроводительного письма к договору
Основа сопроводительного письма – перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:
- сообщение о направлении документов,
- просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).
Первая часть обычно так и начинается:
- «Во исполнение… направляем вам…»,
- «Высылаем вам…»,
- «Представляем вам…».
Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.
Вторая часть может содержать следующие слова:
- «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр…»,
- «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
- «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».
Сопроводительное письмо к договору имеет такую же структуру, как сопроводительное письмо к документам: в шапке документа указывается должность, наименование организации и ФИО получателя, ниже ставится дата, номер документа, а также при необходимости заголовок письма.
Затем следует обращение к получателю.
Текст сопроводительного письма к договору, как правило, начинается со следующих фраз:
- Высылаем в Ваш адрес…
- Представляем Вам…
- Направляем Вам…
Затем следует наименование, номер договора и дальнейшие действия получателя: какие экземпляры необходимо подписать, скрепить печатью, какие вернуть обратно.
Заканчивается письмо подписью отправителя с указанием его должности и ФИО.
Генеральному директору
ООО «Светлица»
Е.В. Филипповой
29.07.2013 № 29
Уважаемая Елена Владимировна!
Высылаем в Ваш адрес подписанный и скрепленный печатью договор поставки № 2013-26-07 от 26.07.2013 г. Просим его подписать, скрепить печатью и один экземпляр направить нам в течение 7 дней.
Приложение: договор в 2-х экз.(всего на 6 листах).
| Директор | Светлова | О.Я.Светлова |
Оформлять сопроводительное письмо к договору желательно на фирменном бланке организации.
Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.
Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма, вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.
Она является предварительной стадией заключения договора.
Лицо, делающее предложение, называют оферентом, принимающее – акцептантом.
Важно
Предложение, сделанное неопределенному кругу людей, называется публичной офертой.
Письмо-предложение пишется либо в ответ на письмо-запрос, либо по инициативе отправителя.
Составляется оферта в письменном виде или устно: по телефону, при переговорах между сторонами сделки.
Оформить оферту можно в виде проекта договора, который одна сторона сделки направляет другой.
В письме-ответе вторая сторона или соглашается (что называется акцептом), либо вносит свои изменения или дополнения, либо отказывает принять предложенные условия.
Письмо о заключении договора аренды образец бланк
- ФИО и занимаемая получателем должность, наименование юридического лица.
- Физический адрес (например, офис – если известен).
- Дата составления письма, в некоторых случаях, порядковый номер.
- Заголовок и обращение.
- Текст обращения (в отдельных случаях может указываться, как факт отправки договора за определённым номером от физического/юридического лица, так и развёрнутое описание предлагаемых/потенциально получаемых услуг и/или товаров).
- Просьба о рассмотрении и возврате договора в определённые сроки, если в этом есть необходимость.
- Контактные данные.
- Подписи, печати, указание уполномоченного лица и организации, выступивших инициаторов подачи письма о заключении договора.
Отправлено письмо-предложение может быть факсом, электронной почтой, курьером или передано из рук в руки.
Письмо о перезаключении договора на другую компанию
Инфо
Также стоит отметить, что нет никаких строгих критериев по вопросам оформления оферты в письменном виде. В большинстве случаев стоит придерживаться общих правил и рекомендаций для написания деловых писем. Также довольно распространенной является отправка проекта будущего договора вместе с письмом и дальнейшее обсуждение деталей в переписке.
Момент, когда наступает следующая стадия сделки — заключение договора — наступает лишь после письма — акцепта, в котором выражается согласие второй стороны с предложенными условиями. Структура письма
- «Шапка», в которой указываются данные о получателе, такие, как ФИО, название организации, должность адресата и т.п.;
- Порядковый номер письма и дата регистрации (если таковые имеются);
- Заголовок, отражающий тематику письма и обращение.
Как написать официальное письмо с просьбой — образец
Письмо-ответ (образец) Реквизиты ответного письма Справка Данная категория писем содержит те же реквизиты, что и любые другие служебные письма. К основным реквизитам относятся:
- наименование организации;
- справочные данные об организации;
- код организации;
- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет;
- дата;
- регистрационный номер;
- ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
- адресат;
- заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4);
- подпись.
Важно понимать, что любое ответное письмо должно содержать номер документа, в котором был отправлен запрос и его дату.
При этом письмо-ответ подписывается сотрудником, на имя которого был отправлен запрос.
Роль сопроводительного письма к документам
Роль сопроводительных писем в современной бизнес-культуре велика:
- Во-первых, увидев сопроводительное письмо, Ваш контрагент не оставит без должного внимания поступившую к нему корреспонденцию. Ведь в нем будет стоять исходящий номер. А это значит, что человек, получивший письмо, обязан записать его в свой журнал входящих документов. Поэтому Вы, как отправитель, можете спустя несколько дней набрать номер получателя и поинтересоваться, пришел ли к нему пакет документов с указанным исходящим номером.
- Во-вторых, в сопроводительном письме Вы можете четко написать, какие документы должны быть отправлены к Вам обратно с подписями. Поверьте, Вы не только облегчите свою жизнь (как показывает практика, контрагент всегда забывает о каком-либо экземпляре документа), но и поможете получателю быстро собрать документы для отправки.
- В-третьих, Ваш контрагент не скажет Вам, что не получил какого-либо документа. Т.к. Вы указываете в сопроводительном письме все приложения (с номером и датой), которые Вы отправляете, получатель не сможет заявить, что он, к примеру, не получил протокол разногласий к договору.
Образец письма для заключения договора на услуги
Образцы писем для заключения договора на охрану (для физических и юридических лиц) Для юридических лиц 1. Начальнику ФГКУ УВОГУ МВД России по г. Москвеполковнику полицииД.А.
Шевчука (Наименование организации) просит Вас заключить договор на выезд экипажей полиции по сигналам «тревога» из нашего помещения, расположенного по адресу: Оплату гарантируем. Наш расчетный счет ……………………………………………………………………Юр.
адрес,
ИНН/ КПП, БИК, Р/с, К/с, ОКОНХ, ОКПОРуководитель ………………………………… Гл. бухгалтер …………………………………(Ф.
И. О. и контактный телефон исполнителя) Подпись руководителя и печать 2. Генеральному директоруООО «СПЕЦМОНТАЖ-СВ»Н.П. Павлову (Наименование организации) просит Вас принять под охрану наше помещение, расположенное по адресу: Оплату гарантируем.
Письма-ответы отказы. Приведем образец текста письма-отказа: Ваша просьба об оказании содействия коллективу в выходе его из ЗАО… На основании изложенного Ваша просьба отклоняется. Ваше ходатайство по вопросу предоставления налоговых льгот на прибыль и добавленную стоимость фирме… В соответствии с законом… Этот перечень товаров является единым по всей территории… Учитывая изложенное, Ваша просьба не может быть удовлетворена.
Ваша заявка о приватизации хлебозавода не может быть принята, так как имущество данного предприятия включено в перечень объектов, не подлежащих приватизации. Сопроводительные письма. Высылаем наложенным платежом… Возвращаем проект… Представляю на утверждение проект плана… Направляем протоколы испытания… Договорные письма. Справка о финансировании будет выслана… Данное письмо следует считать неотъемлемой частью настоящего договора.
Приложение: договор о… Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ.
Например: Письмом от 12. Напоминая об этом, просим в 10-дневный срок подтвердить Ваше согласие на получение дополнительной продукции. В противном случае мы будем вынуждены подать на Вас иск. Напоминаем, что Ваша задолженность по оплате … составляет… Срок оплаты истекает… Срок представления заявок истекает… Вы должны… Приведем пример текста информационного письма: В соответствии с планом изданий в 2007 г.
Просим направлять статьи объемом не более… Письмо-приглашение на бланке может быть, например, таким Наименование организации Адресат.
Сопроводительное письмо к документам
Справка Чтобы деловая переписка была максимально результативной, при направлении контракта на подпись следует приложить к нему сопроводительное письмо, которое содержит все необходимые инструкции. Это ускорит процесс заключения соглашения. О том, как правильно составить этот документ и что нужно в нем указать, вы узнаете из статьи. Зачастую служебная корреспонденция связана с отправлением пакетов документов и соглашений, и тогда большое значение приобретает правильно составленное сопроводительное письмо. Ведь именно оно позволит не только доказать факт отправки важных материалов контрагенту, контролировать сроки исполнения и оптимизировать делопроизводство; оно также позволяет предоставить другой стороне максимально подробные инструкции, что ускорит процесс заключения сделки. Таким образом, можно выделить основной признак подобных обращений: они носят служебный характер и не имеют значения без приложенных документов.
.
.
.
Для чего составляется
Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует. Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.
Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться. Оно позволяет решить сразу несколько задач:
- Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка – это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам.
- В сопроводительном письме приводится и опись документов – по сути, дублируется сам перечень полного названия и количества документов, которые были отправлены. Это исключает возможные ошибки при оформлении.
- Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери. К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения.
- Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.
Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя.
Что касается сроков ответа, это менее однозначный вопрос. С одной стороны, действует общее правило, согласно которому срок обработки любого обращения в государственные органы, а равно и в фирмы, компании, общественные объединения, не должен превышать 1 месяца, т.е. 30 календарных дней. Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за тем, когда корреспонденция дошла до адресата.
С другой стороны, очень часто на практике возникают случаи, когда отправитель ожидает, что адресат отреагирует на его запрос как можно быстрее. Тогда отдельно нужно прописать такое пожелание, например: «Убедительно просим Вас подписать необходимые документы и дать ответ по существу в течение 7 рабочих дней». В случае, если речь идет о филиале, структурном подразделении, которое непосредственно подчиняется отправителю, формулировка более категоричная: «Предельный срок ответа – 3 рабочих дня со дня официального уведомления о получении настоящего сопроводительного письма».
Сопроводительное письмо к договору
На странице представлен образец документа «Сопроводительное письмо к договору» с возможностью скачать его в формате doc.
Тип документа: Письмо
Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.
Размер файла документа: 12,0 кб
Сопроводительное письмо к договору относится к деловой переписке и ставит своей целью проинструктировать получателя письма о необходимости выполнения определенных действий для заключения договора.
Как составить сопроводительное письмо к договору?
Сопроводительное письмо к договору имеет структуру делового письма и составляется на бланке предприятия или организации с фирменным логотипом и печатью. Данный документ обязательно отражает следующую информацию:
- в «шапке» справа указывается название предприятия или организации, фамилия, имя и отчество его руководителя, должность в дательном падеже, кому направляется письмо;
- слева в «шапке» указывается номер письма и дата его составления, а также реквизиты компании или предприятия;
- название письма;
- обращение – пишется в уважительной форме посередине страницы, имя и отчество;
- далее следует список документов, которые направляются адресату, чтобы процедура сделки или ее согласование были завершены. К ним прилагается инструкция, что необходимо делать с полученными документами, например, поставить печать и подписать, отправить один экземпляр обратно, а один оставить себе, прислать письмо-гарантию и т.д.;
опись документов включает наименование документов, количество страниц в каждом документе и количество экземпляров; - подписывает сопроводительное письмо руководитель предприятия или организации, направляющей его. Указывается фамилия, имя и отчество, должность;
- дата составления письма.
Когда и зачем составляется сопровождение
Правила деловой переписки предусматривают обмен документами с партнерами по электронной почте или с курьером, часто — договорами, которые требуется подписать. В такой ситуации к отправлению принято прикладывать сопроводительное письмо, в котором не только перечисляются направленные бумаги, но и поясняется, какие действия ожидаются от получателя. Например, сопроводительное письмо к дополнительному соглашению к договору или просто к договору, который нужно подписать и вернуть отправителю. Важно помнить, что закон не устанавливает требований составлять сопроводительные бумаги, но мы рекомендуем всегда делать это, поскольку они помогают избежать неточностей и возможного недопонимания.
Можно выделить две основные функции сопроводительного письма (или, как его часто называют между собой сотрудники, «сопроводиловки»):
- опись направленных документов (если договор, то его название, на скольких листах он составлен, сколько копий);
- указания к действию (например, подписать договор и вернуть одну из копий отправителю).
Поскольку текст сопроводительных бумаг включает опись, рекомендуется составлять их в двух экземплярах: один получатель оставляет себе, а на втором расписывается в получении и возвращает отправителю. После этого сопроводительное письмо нужно зарегистрировать и хранить, как любую важную корреспонденцию. Такой подход помогает решить множество спорных ситуаций.
Как оформить сопроводительное письмо?
ДиректоруООО «Стандарт»
Е.С. Кузьмину
Уважаемый Евгений Станиславович!
Направляем Вам подписанный и скрепленный печатью договор № 2013-25-07 от 25.07.2013 с протоколом разногласий. Протокол разногласий просим подписать, скрепить печатью и один экземпляр выслать в наш адрес в течение 10 дней.
Приложения:1) договор в 2 экз. (всего на 6 листах);
2) протокол разногласий в 2 экз. (всего на 2 листах).
| Директор | Дыков | С.М. Дыков |
Оформление сопроводительного письма к документам осуществляется на фирменном бланке организации.
Деловое общение часто предусматривает не только устный обмен информацией, но и предоставление документов клиентам, партнерам и государственным структурам.
При этом такие коммуникации могут осуществляться не только юридическими лицами.
Основа сопроводительного письма – перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:
- сообщение о направлении документов,
- просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).
Первая часть обычно так и начинается:
- «Во исполнение… направляем вам…»,
- «Высылаем вам…»,
- «Представляем вам…».
Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.
Вторая часть может содержать следующие слова:
- «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр…»,
- «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
- «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».